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¿Cómo integrar de manera óptima las videoconferencias en tu oficina?
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En un estudio de Polycom, el 94% de los encuestados afirmó que la colaboración mediante video aumentó su productividad, y el 87% de ellos dijo que aceleró la velocidad en la toma de decisiones. Esto prueba que la videoconferencia es un recurso fundamental en una empresa.
Integrarla a una oficina es sencillo y relativamente económico, dada la buena oferta de proveedores y el creciente desarrollo tecnológico. Sin embargo, se deberá tener en cuenta algunos consejos para optimizar el proceso:

Utilizar el mobiliario correcto
Aunque todo depende de las necesidades específicas de cada espacio, deberán considerarse al menos:

  • Pantallas de entre 30 y 60 pulgadas. La cantidad depende de la complejidad de las videoconferencias.
  • Audio de alta calidad.
  • Cámaras de alta resolución.
  • Micrófonos con tecnología de detección de voz.
  • Muebles para videoconferencias con soporte para pantallas de hasta 50 pulgadas y 40Kg. de peso, 600×400 según la norma VESA. Es importante que cuente con ruedas para facilitar la movilidad.
  • Soportes para pantallas planas, por si deseas instalar pantallas adicionales en las paredes.
  • Mesa de reunión ovalada con adaptaciones para enchufar ordenadores portátiles, dispositivos USB y conexiones de vídeo para compartir información. Su tamaño depende del número de colaboradores presenciales que harán parte de las reuniones.
  • Sillas ergonómicas, con altura ajustable y sin respaldo alto (puede dificultar la visión de los participantes).

Con este equipamiento, ya se tendrá un despacho para videoconferencias de altísima calidad. Los elementos decorativos son de acuerdo al estilo y branding de la compañía, siempre que no interfieran con el ángulo de visión de la cámara.

Ubicación del mobiliario
Es importante que la pantalla principal quede a la altura de la mesa, para generar la sensación de que todos los participantes están en la misma sala.
Las cámaras deben ubicarse sobre las pantallas, o en medio de ellas cuando están acomodadas una sobre otra.
En cuanto a los micrófonos, los más recomendables son los de techo, pues los de mesa transmiten más ruidos ambientales. Si se usa sólo uno, lo recomendable es acomodarlo en el centro de la mesa.

Iluminación
En la mayoría de los espacios colaborativos, se recomienda la iluminación natural, pues está demostrado que aumenta la productividad y beneficia la salud. Sin embargo, cuando se utilizan cámaras, la intensidad de la luz puede generar imágenes demasiado claras u oscuras. Por eso es importante tener algunas consideraciones adicionales:
 
  • Luz difusa para el área de descanso en las videoconferencias.
  • Evitar la iluminación de fondo.
  • Utilizar colores neutros o claros para las paredes del despacho. Si son muy oscuros, pueden impactar negativamente la iluminación.

Es importante que en las salas con muchas ventanas, se utilicen persianas para controlar la intensidad de la iluminación natural, y dimmers o reguladores para la luz artificial.

Acústica de la sala
Los ruidos externos pueden perturbar la comunicación y peor aún, la concentración de los participantes. Por ello, en la integración de la videoconferencia en una oficina, se debe considerar un espacio con pocas ventanas y puertas, preferentemente retirado de los lugares con mayor afluencia de público. Como adicional, es posible instalar aislantes de sonido en puertas, ventanas y paredes.

Climatización de la sala
El encierro de la sala y el calor emitido por los equipos audiovisuales y los ordenadores pueden generar estrés térmico. Para evitar esto, es conveniente instalar climatizadores poco ruidosos y de graduación remota.

Tecnologías e implementación técnica de la sala
En el mercado existen varios softwares para videoconferencia de calidad, con paquetes a la medida de diferentes necesidades y precios asequibles a cualquier organización. A la hora de elegir uno, es necesario evaluar la compatibilidad con los navegadores y sistemas operativos que use la oficina.
Es recomendable apoyarse en técnicos expertos en el tema para la instalación de sistemas de redes, routers, control de llamadas, firewall traversal, streaming y transferencia de datos de audio o video. Así se podrá garantizar estabilidad en la comunicación y seguridad de la información que se comparte.

El Video Wall
El Vídeo Wall requiere un montaje más complejo que el de una sala de videoconferencia convencional, además de monitores comerciales con óptimo control del brillo, contraste, claridad y detalle de color.
Adicionalmente, es importante contar con un Wall Controller, dispositivo encargado de gestionar las entradas de imágenes para mostrarlas en una o varias pantallas mediante señales análogas, digitales o vía LAN.
Los Video Wall son ideales para visualizar una misma fuente o varias a la vez, distribuirlas, escalarlas o posicionarlas según los requerimientos del usuario. También permiten compartir volúmenes considerables de información para colaborar en tiempo real.

Como vemos, implementar estas herramientas en una oficina requiere de un perfecto equilibrio entre tecnología, mobiliario y arquitectura. Una vez se logra, se podrán iniciar reuniones con telepresencia sin ningún problema y disfrutar de los beneficios que representa el trabajo colaborativo.

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