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Comment intégrer les visioconférences de manière optimale dans votre bureau?

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Une étude de Polycom révèle que 94 % des personnes interrogées affirment que la collaboration par vidéo a augmenté leur productivité, et 87 % d’entre elles ont déclaré que cela leur permettait d’accélérer la prise de décisions. Cela montre que la visioconférence est une ressource essentielle dans une entreprise.
L’intégrer à un bureau est très simple et relativement peu coûteux, étant donné le grand choix de fournisseurs et le développement technologique en progression. Néanmoins, il faudra tenir compte de quelques conseils pour optimiser le processus :

Utiliser le mobilier approprié
Même si tout dépend des besoins spécifiques de chaque espace, il faut prévoir au moins:
  • Des écrans de 30 à 60 pouces. La quantité dépend de la complexité des visioconférences.
  • Un système audio haut de gamme.
  • Des caméras haute résolution.
  • Des microphones dotés d’une technologie de détection de la voix.
  • Des meubles destinés aux visioconférences dotés de supports pour les écrans mesurant jusqu’à 50 pouces et pesant jusqu’à 40 kg, 600x400 selon la norme VESA. Il est important qu’ils soient dotés de roues afin de faciliter la mobilité.
  • Des supports à écran plat, si vous souhaitez installer des écrans supplémentaires sur les murs.
  • Une table de réunion ovale avec le nécessaire pour brancher des ordinateurs portables, des périphériques USB et des connexions vidéo afin de partager des informations. Sa taille dépend du nombre de collaborateurs qui seront présents sur place aux réunions.
  • Des sièges ergonomiques, à hauteur réglable et à dossier bas (pour ne pas gêner la vue des participants).

Avec cet équipement, vous obtiendrez un espace de très grande qualité pour les grandes visioconférences. Les éléments décoratifs dépendent du style et de l’image de marque de l’entreprise, à condition qu’ils n’interfèrent pas avec l’angle de vue de la caméra.

Emplacement du mobilier
Il est important que l’écran principal soit à la hauteur de la table, afin de donner l’impression que tous les participants sont dans la même pièce.
Les caméras doivent être situées sur les écrans, ou au milieu des écrans lorsqu’elles sont placées l’une sur l’autre.
En ce qui concerne les microphones, les plus conseillés sont les microphones de plafond, car ceux de table transmettent plus de bruits de fond. Si vous n’en utilisez qu’un, nous vous conseillons de le placer au centre de la table.

Éclairage
Dans la majorité des espaces collaboratifs, l’éclairage naturel est conseillé, car il a été démontré qu’il augmente la productivité et qu’il est bon pour la santé. Néanmoins, lorsque vous utilisez des caméras, l’intensité de la lumière peut créer des images trop claires ou trop sombres. C’est pourquoi il est important de prendre quelques éléments supplémentaires en compte:
  • De la lumière diffuse pour l’espace détente des visioconférences.
  • Éviter le rétroéclairage.
  • Utiliser des couleurs neutres ou claires sur les murs du bureau. S’ils sont très foncés, ils peuvent avoir un impact négatif sur l’éclairage.
Il est important d’utiliser des stores dans les salles dotées de nombreuses fenêtres afin de contrôler l’intensité de l’éclairage naturel, et des variateurs ou régulateurs pour la lumière artificielle.

Acoustique de la salle
Les bruits externes peuvent perturber la communication et pire encore, la concentration des participants. Par conséquent, pour intégrer la visioconférence dans un bureau, il faut réfléchir à un espace avec peu de fenêtres et de portes, de préférence éloigné des lieux de grande affluence du public. Il est également possible d’installer un isolant acoustique sur les portes, les fenêtres et les murs.

Climatisation de la salle
Le fait que la salle soit fermée et que l’équipement audiovisuel et les ordinateurs émettent de la chaleur peut créer un stress thermique. Pour éviter cela, il est conseillé d’installer des systèmes de ventilation peu bruyants et avec un contrôle de la température à distance.

Technologies et mise en œuvre technique de la salle
Sur le marché, il existe plusieurs logiciels de visioconférence de qualité, avec des packages adaptés à différents besoins et des prix accessibles à toutes les organisations. Avant de choisir, il faut évaluer la compatibilité avec les navigateurs et systèmes d’exploitation utilisés par le bureau.

Il est conseillé de demander à des techniciens experts en la matière d’installer des systèmes de réseaux, des routeurs, un contrôle des appels, des pare-feu, le streaming et le transfert de données audio et visuelles Vous pourrez ainsi garantir la stabilité de la communication et la sécurité des informations partagées.

Le Video Wall
Le Video Wall nécessite un montage plus complexe que celui d’une salle de visioconférence conventionnelle, en plus d'écrans avec un contrôle optimal de la brillance, du contraste, de la clarté et de la couleur.
Il est également important de disposer d’un Wall Controller, dispositif chargé de gérer les entrées des images pour les afficher sur un ou plusieurs écrans grâce à des signaux analogiques, numériques ou via LAN.
Les Video Wall sont parfaits pour visualiser une source ou plusieurs à la fois, les distribuer, les redimensionner ou les positionner selon les exigences de l’utilisateur. Ils permettent également de partager des volumes considérables d’informations afin de collaborer en temps réel.

Comme nous le constatons, la mise en place de ces outils dans un bureau requiert un équilibre parfait entre technologie, mobilier et architecture. Une fois terminé, vous pourrez organiser facilement des réunions en téléprésence et profiter des avantages du travail en collaboration.

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